Είναι 2009, καλοκαίρι, έχω τελειώσει το στρατιωτικό μου πρόσφατα και έχω επανέλθει στην καθημερινότητα του πολίτη. Σπίτι, εργασία, φίλοι, ζωή όπως την άφησα.
Αν και έμαθα πολλά όσο ήμουν στρατιώτης, με νωπή ακόμα την δύσκολη για εμένα εμπειρία του στρατού, μου είχε μείνει μια υπόσχεση που είχα δώσει στον εαυτό μου. «Μετά το στρατό, ποτέ ξανά χαμένος χρόνος. Ούτε λεπτό.»
Μου ανακοινώνουν στην εργασία μου, το ότι θα εκπροσωπήσω την ομάδα μου σε ένα έργο σημαντικό. Ήμουν ένα φρέσκο πρόσωπο σε μια ομάδα που χρειαζόταν φρεσκάδα, σε μια τεράστια εταιρεία χιλιάδων υπαλλήλων που τα φρέσκα πρόσωπα τα εκτιμούσε, και ήταν λογικό να πέσουν πάνω μου διάφορα, όπως αυτό.
Άνθρωποι από διάφορα τμήματα της εταιρείας έπρεπε να συνεργαστούμε, να καινοτομήσουμε και να παράγουμε κάτι νέο, που θα είχε αξία για τους πελάτες μας. Δεν το λες και εύκολο. Και σίγουρα δεν το λες και βαρετό.
Μετά την Πτήση Έρχεται η Προσγείωση!
Στην πρώτη συνάντηση χρειάστηκα 3 λεπτά για να πω όσα ήθελα. Μετά μίλαγαν άλλοι. Στα 30 λεπτά μέσα στο meeting άρχισα να στέλνω μηνύματα στην κοπέλα μου καθώς βαριόμουν αφόρητα.
Μη παρεξηγείς, οι άνθρωποι που συμμετείχαν ήταν αξιόλογοι. Και εγώ είχα όρεξη πραγματικά. Απλά ο τρόπος που προσπαθούσαμε να βγάλουμε τις σκέψεις μας αλλά και να περάσει ο καθένας τους δικούς του κρυφούς στόχους και ατζέντα στο έργο, μπλόκαρε την απόδοση της συνάντησης.
Κάποιοι μιλούσαν αδιάκοπα. Κάποιοι μιλούσαν και τους διέκοπταν. Κάποιοι δεν ήξεραν για τι πράγμα μιλάμε. Κάποιοι ξεκάθαρα ήθελαν να είναι κάπου άλλου. Δεν βγάζαμε αποτέλεσμα.
Στα πολλά χρόνια που ακολούθησαν με σχεδόν καθημερινά meeting, στο υψηλότερο επίπεδο και ανάμεσα σε ομάδες από διάφορες χώρες, έχω εντοπίσει ένα μοτίβο κυρίως στο ποια από αυτά, παράγουν πραγματικά Ιδέες και Αξία. Γιατί αυτό πρέπει να είναι το αποτέλεσμα.
Ιδέες να βασιστούμε για να ξεκινήσει η υλοποίηση, να ξεπεράσουμε εμπόδια ή να διορθώσουμε λάθη. Αξία για να έχει νόημα ότι κάνουμε στον πελάτη, στην εταιρεία, σε εμάς.
Αυτό το μοτίβο θέλω να σου παρουσιάσω παρακάτω. Γιατί, ακόμα και αν δεν είσαι ο οργανωτής ενός meeting, μπορείς να τα το επηρεάσεις ώστε να σου δίνει κάτι καλό. Και ακόμα και αν δεν υπάρχουν meetings στο δικό σου τομέα, με τον ίδιο τρόπο μπορείς να διαχειρίζεσαι μια παρέα, μια οικογενειακή συνάντηση, μια μάζωξη δυο τριών φίλων.
Και δεν θα διαβάσεις παρακάτω ιδέες του στυλ : “Μείνε στο θέμα” ή “Να καταγράφεις τα αποτελέσματα” που σωστά είναι. Θα σου πω τι πραγματικά εγώ κάνω για να αποδίδουν σε εμένα.
Πώς θα Φέρεις Αξία στο Τραπέζι;
Ας ξεκινήσουμε με τα απλά:
Α) Ατζέντα : Αν είμαι ο οργανωτής πάντα φροντίζω να κοινοποιώ τα θέματα συζήτησης, κάτι που στην γλώσσα των meetings, ονομάζεται ατζέντα. Είναι ακριβώς το τι θα συζητήσουμε και όχι ένα θέμα γενικό και αόριστο και ελάτε να τα πούμε ρε παιδιά. Μάλιστα φροντίζω αν είναι εφικτό να καλώ έναν έναν τους συμμετέχοντες ώστε να σιγουρεύομαι ότι αντιλαμβάνονται τι θα πούμε και ότι θα είναι αντίστοιχα προετοιμασμένοι. Αν δεν είμαι οργανωτής, φροντίζω να αντιλαμβάνομαι την ατζέντα, αν δεν υπάρχει την ζητάω επίμονα και επικοινωνώ με τον οργανωτή για να επιβεβαιώσω ότι την έχω ορθώς αντιληφθεί.
Β) Καλεσμένοι : Καλώ στο meeting μόνο όσους χρειάζονται. Που μπορούν να προσδώσουν αξία. Σε μια ομάδα δεν είναι όλοι experts σε όλα, οπότε φροντίζω να έχω στη συνάντηση ανθρώπους που πραγματικά θα έχουν κάτι να πουν και να βοηθήσουν.
Γ) Συγκέντρωση : Το έχω μάθει, μερικές φορές με τον σκληρό τρόπο, από έναν αυστηρό διευθυντή που είχα την τύχη να “μαθητεύσω” μαζί του. Κάθε φορά που πλάτιαζα ή έχανα το focus με αυτά που έλεγα με διέκοπτε. Μερικές φορές απότομα. Εγώ το κάνω λίγο πιο ευγενικά, άλλωστε επικοινωνιακές δεξιότητες κατέχουμε εδώ. Αλλά αν κάποιος πλατιάζει ή οδηγεί αλλού την κουβέντα, επεμβαίνω αποφασιστικά.
Ποια Διαδικασία Ακολουθώ;
Πάμε στα πιο διαδικαστικά.
- Ξεκινώντας φροντίζω όλοι να έχουν τον χρόνο που απαιτείται για να προετοιμαστούν. Ή αντίστροφα ζητάω εγώ τον χρόνο που χρειάζομαι.
- Φροντίζω ο χώρος συνάντησης να έχει όλα τα κατάλληλα μέσα. Κυρίως έναν πίνακα για να δημιουργούμε και να ζωγραφίζουμε τις σκέψεις μας.
- Όπου είναι εφικτό, έχω μια μικρή παρουσίαση με bullets, με σημεία συζήτησης δηλαδή, ως βοήθεια για να μη ξεφεύγουμε από την ατζέντα του meeting.
- Συστήνω τους πάντες αν δεν γνωρίζονται.
- Προχωράω σε στοχευμένες ερωτήσεις. Αν φοβάμαι ότι κάποιος θα πλατιάσει η στοχευμένη ερώτηση αποκτά και χρονικό προσδιορισμό. Είναι άλλο να πεις : «Πες μας την άποψή σου» και άλλο να πεις, «σου είναι εύκολο σε 3 λεπτάκια να μας εκφράσεις τις σκέψεις σου πάνω στο σημείο Α της παρουσίασης;»
- Στέλνω σε όλους τα αποτελέσματα για να είμαστε σίγουροι ότι όλοι έχουν καταλάβει τι είπαμε και που καταλήξαμε και είμαστε όλοι μαζί σε αυτό. Άλλωστε το meeting δεν σταματά μόλις φύγουμε από την αίθουσα.
Πώς Βγάζουμε τις Ιδέες και την Αξία Κατά την Διάρκεια της Συνάντησης;
Πρέπει να ενισχύσεις τους ανθρώπους να βγάλουν τον καλύτερό τους εαυτό.
Δίνω βάση στις ικανότητες και όχι στον ρόλο των ανθρώπων. Άλλο να είναι ο ρόλος σου πχ Λογιστής και άλλο να νιώθεις πραγματικά καλός με τα οικονομικά. Όταν απευθύνομαι στους ανθρώπους λοιπόν προσπαθώ να τους κάνω να νιώσουν ότι είναι εδώ λόγω του ότι είναι ικανοί και όχι επειδή το ορίζει ο ρόλος τους.
Είναι άλλο να πεις σε μια συνάντηση «Ας μας πει ο άνθρωπος από το λογιστήριο τι πρέπει να κάνουμε σε αυτή τη περίπτωση» και άλλο να πεις «Ας ακούσουμε τον Ηλία που είναι σίγουρα ο καλύτερος από όλους μας στα οικονομικά πως προτείνει να προχωρήσουμε». Αν χειριστείς τον ρόλο ως μια τυπικότητα, τότε εκεί θα μείνει. Αν όμως χαρακτηρίσεις την δεξιότητα ως ταλέντο, μοναδική ικανότητα ή χάρισμα, τότε ο κάθε άνθρωπος θα προσπαθήσει να το αποδείξει και θα γουστάρει που το κάνει. Και αυτό θες σε μια συνάντηση που προσδοκάς ιδέες και αξία.
Προσέχω να υπάρχουν στοιχεία και νούμερα που θα κάνουν τις ιδέες πρακτικές. Γιατί μια ιδέα δεν αξίζει τίποτα. Υπάρχουν χιλιάδες που σκέφτηκαν το facebook ή το uber ή το taxibeat πριν χρόνια αλλά αυτοί που τα υλοποίησαν έκαναν την αλλαγή στο κόσμο. Δεν αρκεί λοιπόν να πετάξουμε μια ιδέα.
Πρέπει να την αξιολογήσουμε και να την φροντίσουμε. Αλλιώς δεν ανθίζει και δεν προσφέρει αξία.
Φέρνω παραδείγματα από case studies ή επιτυχημένες πρακτικές. Και για έμπνευση αλλά και για παραδειγματισμό. Οι επιτυχίες έχουν χάρτη και αν ακολουθείς τον χάρτη, ακόμα και με παρακάμψεις καταλήγεις σε κοντινούς προορισμούς.
Είναι πολύ βοηθητικό να ξέρεις που στοχεύεις γιατί θα δεις ότι εκφράζεσαι πιο κοντά σε αυτό που κοιτάς να φθάσεις.
Όπως και στο φλερτ. Αν φανταστείς ότι ζεις τη στιγμή, ότι περνάς καλά, ότι η γυναίκα που σου αρέσει αντιδρά θετικά τότε αυτόματα αλλάζει και το πώς θα νιώθεις και το πώς θα εκφράσεις τις προθέσεις σου στις πραγματικές συνθήκες. Δες εδώ πως.
Μέχρι την επόμενη φορά.
