Αυτοματοποίησε Σαν Επαγγελματίας : Τί Εννοούμε Με Αυτό ;

Αυτό δεν είναι ένα άρθρο για καρδιακούς. Και αυτό γιατί μπορεί να είσαι από αυτούς που τελειώνοντας την ανάγνωση, θα αρχίσουν να αμφιβάλλουν για το αν δούλευαν  σαν επαγγελματίες σωστά τόσο καιρό.

Μα είναι δυνατόν να έχω χάσει τόσο χρόνο στη ζωή μου;

Ας ορίσουμε το τι κάνει τον επαγγελματία. Αν σε ρωτούσε ένας δημοσιογράφος στο δρόμο «Ποιος κατά την γνώμη σου είναι ο σωστός επαγγελματίας» ίσως να έλεγες κάποια από τα εξής:

Α) Ο τυπικός στο ωράριό του, στα χρονοδιαγράμματά του και στις παραδόσεις του.

Β) Ο ποιοτικός στην εργασία του, στο παράγωγό του και στην αξία που προσφέρει στον πελάτη ή στην εταιρεία του.

Γ) Αυτός που αφιερώνει χρόνο στις ανάγκες του πελάτη του και βρίσκεται κοντά του συνεχώς.

Δ) Ο οργανωτικός και προσεγμένος σε ότι έχει να κάνει με επαφή με πελάτες και συνεργάτες.

Εμείς προσθέτουμε και κάτι άλλο.

Αυτός που κάνει όσα είναι πραγματικά καλός σε αυτά. Τα άλλα τα αφήνει στους ειδικούς.

Πολλοί άνθρωποι που έρχονται σε εμάς, έχουν επενδύσει πολύ κόπο, χρήμα και κυρίως χρόνο, στο να φτιάξουν τα επαγγελματικά τους. Και όταν το επιτυγχάνουν, είναι λογικό να έχουν αφήσει κάποια άλλα ζητήματα, όπως τα προσωπικά τους,  με ελλείψεις.

Όμως θα σου πω ένα μυστικό. Όσο καλύτερος γίνεσαι στη δουλειά σου, όσο πιο επιτυχημένος, όσο αναπτύσσεσαι, τόσο περισσότερα σου ζητάει. Κάποιες φανταστικές εικόνες που βλέπεις με ανθρώπους να αράζουν και να έχουν υπαλλήλους να τρέχουν για αυτούς, υπάρχουν μόνο για βασιλιάδες, σεΐχηδες ή πρωταγωνιστές ταινιών.

Η αλήθεια είναι η εξής: Όσο περισσότερους ανθρώπους είχα να δουλεύουν για εμένα, τόσο περισσότερο εργαζόμουν. Και όσο περισσότερο εργάζεσαι, τόσο χάνεται η ισορροπία με τα προσωπικά σου. Και θα προσπαθήσω να σε βοηθήσω να κερδίσεις λίγο χρόνο.

Αυτοματοποίησε σαν επαγγελματίας και μάθε περισσότερα για την ηγεσία στη ζωή και τις σχέσεις στο επεισόδιο από το ελληνικό podcast του Apla+Andrika που θα δεις παρακάτω.

Μα Που Πάει Όλος Αυτός Ο Χρόνος;

Είσαι γιατρός, προσλαμβάνεις μια γραμματέα να σε βοηθάει στην οργάνωση της ημέρας  και ξαφνικά βρίσκεσαι να ξοδεύεις χρόνο για το που θα είναι το γραφείο της και πότε θα παραγγείλεις τον υπολογιστή της.

Είσαι δάσκαλος και παρακολουθείς 7 webinars για να δεις 15 εργαλεία του powerpoint που θα κάνουν τις παρουσιάσεις σου ομορφότερες. Τα ίδια 15 εργαλεία που θα αξιοποιήσεις κατά μέσο όρο 3-4 φορές μόνο.

Είσαι δικηγόρος και το site σου θέλει μερικές αλλαγές και προσπαθείς να μπεις να τις κάνεις γιατί «έλα μωρέ πόσο δύσκολο να είναι».

Είσαι επαγγελματίας και κάνεις κάτι που είναι εντελώς άσχετο με αυτό που ξέρεις καλά. Και όχι μόνο χάνεις χρόνο, το κάνεις και χάλια με άσχημο αντίκτυπο στην δουλειά σου.

Είναι τέχνη να ξέρεις τι να μην κάνεις.

Πόσο χρόνο θα κέρδιζες αν είχες έναν άνθρωπο  να κάνει σε λίγα λεπτά κάτι που εσύ πρέπει να ψαχτείς ώρες να φτιάξεις;  Πόσο περισσότερη ενέργεια  θα είχες αν  έφευγαν από πάνω σου οι βαρετές επαναλαμβανόμενες εργασίες και μπορούσες να ασχοληθείς πραγματικά με αυτό που αγαπάς;

Το να βοηθάει ένας επαγγελματίας – ειδικός για κάθε τι που χρειάζεσαι, φαίνεται καμιά φορά αδύνατο. Είναι όμως;

Όχι απαραίτητα. 

Υπάρχουν δύο πρακτικές που μπορείς να αξιοποιήσεις. Και μπορείς να τις συνδυάσεις.

Τεχνολογία Και Outsourcing

Πάμε όμως από την αρχή και πιο πρακτικά. Πριν διαβάσεις και κυρίως εφαρμόσεις τα παρακάτω κάνε τα εξής.

Γράψε κάπου ποιες εργασίες περνάν από τα χέρια σου και :

Α) Δεν έχουν να κάνουν με το αντικείμενό σου.

Β) Δεν χρειάζονται εξειδίκευση και κριτική σκέψη.

Γ) Απαιτούν πολύ χρόνο.

#1. Αυτοματοποίησε Σαν Επαγγελματίας : Τεχνολογία

Κάποιες από τις εργασίες αυτές μπορεί κάποιο μηχάνημα ή πρόγραμμα να τις κάνει για εσένα.  Ας πάρουμε για παράδειγμα τις επικοινωνίες σου με πελάτες και συνεργάτες.

Σύμφωνα με έρευνα του Project Management Institute, περίπου 30% του κόστους ενός έργου είναι το communication cost. Ο χρόνος δηλαδή που σπαταλάς για να επικοινωνείς.

Αν κάποιος αναγνώστης δηλώσει ενδιαφέρον σε μια υπηρεσία, όπως εδώ, θα του πάει αυτόματα ένα email με διάφορες γενικές πληροφορίες, που αν δεν το λάμβανε, θα έπρεπε να του το αναφέρουμε εμείς, σε όλους και έναν ένα προσωπικά.

Αντί δηλαδή πραγματικά να αξιοποιώ το χρόνο και τον δικό μας και τον δικό του με τις πληροφορίες που τον αφορούν προσωπικά τον ίδιο, θα ξοδεύαμε χρόνο να του πούμε τα διαδικαστικά.

Το ξέρεις ότι υπάρχουν προγράμματα που κάνουν συγκεκριμένες τεχνικές ενημέρωσης και πώλησης στους πελάτες σου ή στους εν δυνάμει πελάτες σου, με μόνη εμπλοκή σου την αρχική ρύθμιση;

Το ξέρεις πως δεν χρειάζεται ούτε τους συνεργάτες σου πια να ενημερώνεις για τις συναντήσεις σας γιατί υπάρχει κάτι που λέγεται slack και το κάνει μόνο του με integration του Google Calendar;

Οπότε κάνε το εξής:

Α) Κάποιες από τις εργασίες που κατέγραψες παραπάνω μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Δες ποιες είναι αυτές.

Β) Ψάξε το κατάλληλο μηχάνημα ή πρόγραμμα. Συνήθως ένα google search me τις λέξεις Automate [name of task] και όπου Name of task το όνομα της εργασίας, φθάνει. Κάποια έχουν κόστος.

Γ) Δες τιμή (αν υπάρχει) και features ώστε να ζυγίσεις  αν σου κάνει για το χρόνο που υπολογίζεις να κερδίσεις. Αν δεν ξέρεις πως και τι, βρες κάποιον ειδικό με την τεχνολογία.

Δ) Επένδυσε χρόνο στην αρχική παραμετροποίηση. Το μυστικό σε όλα είναι να το κάνεις να δουλεύει σωστά. Μετά το ξεχνάς και δουλεύει μόνο του.

Πάμε και στα πιο σύνθετα.

#2. Αυτοματοποίησε Σαν Επαγγελματίας : Outourcing

Πως θα σου φαινόταν αν είχες μια ομάδα με ειδικούς από διάφορους τομείς να σε βοηθούν σε ότι χρειάζεσαι;  Σε όλο τον κόσμο; Όποτε θες εσύ και για όσο θες εσύ;

Αυτή  είναι η κατάσταση που μπορείς να επιτύχεις αν σκεφθείς να δεις υπηρεσίες όπως το Upwork.com , PeoplePerHour.com και άλλα άπειρα.

Υπάρχουν άνθρωποι που δουλεύουν με την ώρα ή με το Project, σε διάφορες χώρες ή χρονικές ζώνες και για ποσά από 5$ την ώρα.

Δηλαδή όσο εσύ κοιμάσαι το βράδυ, κάποιος επαγγελματίας από την Βραζιλία μπορεί να στέλνει τέλειες παρουσιάσεις – προτάσεις συνεργασίας σε ενδιαφερόμενους σε οποιοδήποτε σημείο του πλανήτη.

Όσο εσύ ασχολείσαι πραγματικά με τους πελάτες σου, κάποιος φροντίζει εκείνη την χαζομάρα στο website σου που δεν του επιτρέπει να φαίνεται σωστά από κινητά και έχεις φάει το κεφάλι σου να βρεις τι είναι.

Οπότε :

Α) Κάποιες από τις εργασίες που κατέγραψες παραπάνω μπορούν να δοθούν σε άλλους. Δες ποιες είναι αυτές.

Β) Βρες τον κατάλληλο άνθρωπο – freelancer από τις αντίστοιχες υπηρεσίες. Δες τα ratings που έχουν και αν έχουν κάνει κάτι αντίστοιχο για να δεις αν πραγματικά θα σου κάνουν καλή δουλειά.

Γ) Ξεκίνα με μια απλή εργασία και κλιμάκωσε σταδιακά σε πολυπλοκότερες.

Δ) Όρισε ξεκάθαρα τι θες να κάνει ο άνθρωπος που προσλαμβάνεις. Ειδικά στην αρχή, πρωτοβουλίες από freelancers δεν προτείνονται, οπότε φρόντισε η εργασία να είναι πολύ συγκεκριμένη και οι οδηγίες απλές.

Ε) Φρόντισε να ελέγχεις το αποτέλεσμα.

Τι Άλλο Μπορείς Να Αποφύγεις Να Κάνεις;

Με 1 ώρα personal training το ξέρεις ότι μπορείς να έχεις τα αποτελέσματα προπόνησης 3 και πλέον προπονήσεων;

Με το κόστος ενός καφέ στη καφετέρια μπορείς να έχεις το σπίτι σου καθαρό και τα πουκάμισά σου σιδερωμένα;

Με 3-4 ευρώ της μεταφορικής  μπορείς να αποφύγεις την κίνηση του κέντρου για να μεταφέρεις έναν φάκελο στο λογιστή σου;

Το παν είναι ο τρόπος σκέψης.

Αυτοματοποίησε σαν επαγγελματίας και εξοικονόμησε πολύτιμο χρόνο.

Τα παραπάνω με λίγο ψάξιμο θα τα βρεις και θα τα κάνεις να δουλεύουν για σένα. Αλλά ο τρόπος σκέψης είναι κάτι που θέλει περισσότερη προσπάθεια.

Πολλές φορές νομίζουμε ότι για να γίνει κάτι σωστά πρέπει να το φτιάξουμε εμείς οι ίδιοι. Που είναι μεγάλη πατάτα.

Θεωρούμε ότι δεν μπορούμε να εμπιστευθούμε κανέναν για μας βοηθήσει ή θα φανεί ως αδυναμία το να ζητήσουμε μια βοήθεια.

Πιστεύουμε ότι το κόστος του να προσλάβουμε κάποιον είναι μεγάλο, αλλά τι γίνεται με το κόστος του χρόνου και της έλλειψής του από άλλα;

Δεν σου λέω να τα πετάξεις όλα από πάνω σου. Σίγουρα η προσωπική σου πινελιά θα δίνει άλλη αίσθηση. Σου λέω να σκεφθείς το ενδεχόμενο να μοιράσεις μια δουλειά για να κερδίσεις χρόνο ώστε να τον μοιράσεις και αλλού. Στον εαυτό σου. Σου λέω να αξιοποιείς τον εαυτό σου πρώτα σε αυτό που είναι πραγματικά καλός και έπειτα σε όλα όσα δεν μπορείς να τα κάνεις το ίδιο καλά.

Το να είσαι πολυάσχολος είναι ωραίο. Αλλά το να είσαι πολυάσχολος με άσχετες με σένα εργασίες είναι απλά χαζό.

Οπότε την επόμενη φορά που θα πας να βάψεις την πόρτα του γραφείου σου μόνος σου γιατί σου φαίνεται εύκολο, πριν φας 5 ώρες, τα κάνεις όλα χάλια και μείνει και η πόρτα λες και την ζωγράφισε πεντάχρονο παιδάκι, σκέψου τα παραπάνω.

Ένας Άνδρας Αξίας ποτέ δεν τα παρατάει, μέχρι να αποκτήσει αυτό που του αξίζει. Εάν έχεις δυσκολευτεί στις μέχρι τώρα σχέσεις σου και θέλεις να αποκτήσεις κάτι καλύτερο, δες αυτό.

Καλή συνέχεια

Σημείωση : Δεν έχουμε καμία σχέση με τις αναφερόμενες υπηρεσίες, απλά όταν χρειαστήκαμε τις αξιοποιήσαμε με επιτυχημένα αποτελέσματα.