Το Gmail είναι αναμφισβήτητα η κορυφαία και δημοφιλέστερη δωρεάν πλατφόρμα web based mail με εκατομμύρια, ίσως και δισεκατομμύρια χρήστες σε όλον τον κόσμο. Το απλό interface και η ενοποίηση του με τα άλλα εργαλεία της google, όπως το Google Drive, το Google Photos και το Calendar, είναι οι λόγοι που καθιστούν το Gmail ένα απίστευτα χρήσιμο εργαλείο.
Η Google έχει ενσωματώσει σε αυτό κάποιες λειτουργίες που οι περισσότεροι δεν ξέρουν και οι οποίες μπορεί να σου λύσουν τα χέρια.
Επίσης, άλλες εταιρείες έχουν αναπτύξει εφαρμογές που θα πάνε την εμπειρία σου με το Gmail σε άλλο επίπεδο. Σε όλα αυτά θα αναφερθούμε σε αυτό το άρθρο.
Διαχείριση Πολλαπλών Λογαριασμών
Είναι πάρα πολύ συνηθισμένο για τους περισσότερους να έχουμε παραπάνω από μια διευθύνσεις email. Οι περισσότεροι πάροχοι webmail πλέον έχουν την δυνατότητα να μπορείς να διαχειρίζεσαι πολλαπλούς λογαριασμούς, ακόμη και άλλων εταιρειών, μέσα από το ίδιο interface.
Αν δεν σου παρέχεται αυτή η δυνατότητα, τότε μπορείς απλά να χρησιμοποιήσεις την υπηρεσία mail forwarding και να προωθείς την ηλεκτρονική σου αλληλογραφία στο gmail, το οποίο θα βάλει ετικέτα σε αυτά, για να τα ξεχωρίζεις.
Επίσης, αν θέλεις να απαντήσεις σε κάποιο mail από άλλο λογαριασμό δεν χρειάζεται να ανησυχείς, αφού το gmail, θα χρησιμοποιήσει αυτόματα την διεύθυνση στην οποία έλαβες το μήνυμα.
Ένα άλλο κολπάκι είναι η χρήση διεύθυνσης mail, όπως tomailmou+forum@gmail.com. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις οποιαδήποτε ετικέτα μετά το “+”. Όλα τα μηνύματα θα έρχονται στην ηλεκτρονική σου θυρίδα με την σχετική ετικέτα και θα μπορείς να τα διαχειριστείς αναλόγως.
Αναζήτηση στο Inbox
Το gmail διαθέτει μια πολύ ισχυρή μηχανή αναζήτησης για να βρίσκεις ότι θέλεις στα mail σου. Δεν θα περιμέναμε κάτι διαφορετικό, αφού το gmail είναι μια δημιουργία της Google!
Υπάρχουν πολλές παράμετροι τις οποίες μπορείς να βρεις στην σχετική σελίδα της google, όπως το θέμα ή αν το mail έχει συνημμένο ή όχι και πολλά άλλα.
Φυσικά, δεν είναι ανάγκη να θυμάσαι τις παραμέτρους αφού μπορείς εύκολα, κάνοντας κλικ στο βελάκι που βρίσκεται στην δεξιά πλευρά της περιοχής εισαγωγής όρων αναζήτησης, να εμφανίσεις ένα μενού που θα σε βοηθήσει να πραγματοποιήσεις την αναζήτησή σου.
Keyboard Shortcuts
Αρχικά πρέπει να ξέρεις ότι το gmail έχει λειτουργία «keyboard shortcuts», την οποία μπορείς εύκολα να ενεργοποιήσεις από την σχετική επιλογή στα settings, και θα σε βοηθήσει να κερδίσεις χρόνο, κάνοντας κάποιες εργασίες πιο γρήγορα.
Οι εντολές είναι πάρα πολλές και εφ’ όσον έχεις ενεργοποιήσει τα keyboard shortcuts μπορείς να τις δεις πιέζοντας τον συνδυασμό «Shift+?».
Αποστολή Email και Ταυτόχρονη Αρχειοθέτηση
Τώρα που ενεργοποίησες τα keyboard shortcuts, έχεις την δυνατότητα πολύ γρήγορα να αρχειοθετείς ένα μήνυμα, όταν απαντήσεις, ώστε να μην σου πιάνει χώρο στο inbox. Αυτό γίνεται πολύ εύκολα πατώντας το πλήκτρο “e”, μετά την αποστολή της απάντησης.
Αυτό όμως μπορεί να γίνει και αυτόματα ενεργοποιώντας την επιλογή «Send & Archive button in reply» στην καρτέλα General των Settings. Έτσι, την επόμενη φορά που θα θέλεις να στείλεις κάποιο mail και να το αρχειοθετήσεις αρκεί να πατήσεις το «Send and Archive» αντί για το «Send»
Αναίρεση Αποστολής
Πόσες φορές έστειλες ένα μήνυμα και αμέσως μετά διαπίστωσες ότι έκανες κάποιο λάθος ή ότι ξέχασες να βάλεις ένα συνημμένο; Το Gmail έχει την δυνατότητα αναίρεσης αποστολής.
Για να την ενεργοποιήσεις, πήγαινε στα «Settings» και στην καρτέλα General και ενεργοποίησε το «Enable Undo Send». Από κάτω θα δεις μια επιλογή 5,10, 20, 30 δευτερολέπτων.
Στην πραγματικότητα με την επιλογή αυτή το μήνυμα δεν αποστέλλεται αμέσως, αλλά με την παρέλευση του χρονικού διαστήματος που έχεις επιλέξει, ώστε να μπορείς να κάνεις διορθώσεις σε περίπτωση που διαπιστώσεις ότι υπάρχει κάποιο λάθος. μηνύματος.
Εισαγωγή Εικόνων στο Μήνυμα
Αν θέλεις να εισάγεις μια εικόνα στο mail σου, αλλά όχι σε μορφή συνημμένου αρχείου μπορείς να το κάνεις με τον πιο απλό τρόπο, δηλαδή με Drag’n’Drop της εικόνας στον χώρο που γράφεις το μήνυμα.
Απλούστατα επιλέγεις το σχετικό αρχείο και με το πλήκτρο του ποντικιού πατημένο το αποθέτεις στο mail σου.
Χρήση Εκτός Σύνδεσης
Με την λειτουργία Off Line μπορείς να χρησιμοποιήσεις το gmail σου ακόμη και αν δεν έχεις πρόσβαση σε δίκτυο. Αυτή είναι μια λειτουργία απολύτως χρήσιμη σε ανθρώπους που ταξιδεύουν συχνά και αναγκάζονται να βρίσκονται σε μέρη χωρίς wifi.
Η ενεργοποίηση της υπηρεσίας γίνεται πολύ εύκολα από την καρτέλα Offline, η οποία βρίσκεται στα Settings.
Τεχνικά δεν απαντάς, ούτε σβήνεις ή γράφεις μηνύματα όσο είσαι εκτός σύνδεσης, αλλά τα βάζεις στην σειρά, ώστε να αποσταλούν ή να διαγραφούν μόλις βρεις διαθέσιμο δίκτυο.
Έτοιμες Απαντήσεις
Αν συχνά στέλνεις το ίδιο μήνυμα σε διαφορετικούς παραλήπτες δεν χρειάζεται πλέον να πηγαίνεις στα απεσταλμένα και να κάνεις προώθηση ενός παλιού μηνύματος!
Μπορείς να ενεργοποιήσεις τις έτοιμες απαντήσεις «Canned Responses», με τις οποίες μπορείς να έχεις έτοιμα draft και να τα επιλέγεις κάθε φορά που θέλεις να στείλεις την ίδια απάντηση. Όπως αντιλαμβάνεσαι αυτή η λειτουργία θα σε γλιτώσει από πολύ κόπο και θα σε βοηθήσει να κερδίσεις αρκετό χρόνο.
Για να ενεργοποιήσεις την υπηρεσία πρέπει να πας στην καρτέλα Labs των Settings και να πατήσεις enable στην επιλογή Canned Responses.
Προγραμματισμένη Αποστολή και Αναφορά
Το gmail έχει πραγματικά άπειρες δυνατότητες με την χρήση διάφορων επεκτάσεων, τις οποίες μπορείς να βρεις στο Chrome Web Store.
Μια από αυτές είναι το Boomerang Mail, με το οποίο μπορείς να προγραμματίσεις την αποστολή μηνυμάτων σε συγκεκριμένες ημερομηνίες και ώρες, όπως για παράδειγμα μηνύματα γενεθλίων.
Σου δίνει επίσης την δυνατότητα να επαναφέρεις κάποιο μήνυμα, όπως κάποιο αεροπορικό εισιτήριο, για να θυμηθείς να κάνεις check in ή για να πληρώσεις κάποιον λογαριασμό.
Αυτές είναι κάποιες χρήσιμες και πολύ βασικές λειτουργίες του gmail. Ανάλογα με την δουλειά που το χρειάζεσαι, θα σε εξυπηρετήσουν με διαφορετικό τρόπο.
Τα επόμενα καλύτερα άρθρα που μπορείς να διαβάσεις:
- 7 Δραστηριότητες που Μπορείς να Αυτοματοποιήσεις σε Λίγα Λεπτά
- 8 Φθηνά Gagdets Για να Παίζεις στο Γραφείο
Δεν είναι απαραίτητο να είσαι εξπέρ στην τεχνολογία για να χειρίζεσαι το
e-mail σου, αρκεί να γνωρίζεις τα βασικά, τα οποία θα βρεις εδώ.
Καλή συνέχεια
